効率的なオフィスワークのために：メールとスケジュール管理ツールの重要性
ビジネスシーンでのメールやスケジュール管理に欠かせないMicrosoft Outlook。
多くの機能が搭載されているため、初期設定を適切に行うことで、その真価を最大限に引き出すことができます。
しかし、どこから手を付ければよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで今回は、Outlookを最速で使いこなすための初期設定9選をご紹介します。
これらの設定を施すことで、日々の業務が驚くほどスムーズに進むようになります。効率的な作業環境を手に入れて、ストレスフリーなビジネスライフを実現しましょう！
※画像はOutlookの2021ですが、2019も同様の設定が可能です。
本記事を読んで得られること
・初期設定を変えるだけでOutlookを使いやすくする方法がわかる
・初期設定の方法が画像付きでわかる
この記事を書いた人
サラリーマン投資家
15年以上の回路設計経験あり
うつ病から再起のため、仕事術と投資術で資産形成を目指します🔥
仕事術は、microsoftOfficeの使いこなしやセルフコントロール方法などを勉強中★投資術は基本のNISAから仮想通貨まで様々な経験、実績をこちらも勉強しながら公開します‼️
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自分の予定表、タスクは固定して表示する
◇次の予定確認のために画面の切り替えをしない
Outlookにはメールとスケジュール管理という2つの主要な機能がありますが、それらを活用する際には画面の切り替えが必要となることがあります。この切り替えが、以下のようなデメリットを生むこともあります。
例えば、作業に集中しているときに「次のスケジュールはなんだっけ？」と確認しようとして画面を切り替えると、集中力が途切れてしまうことがあります。また、スケジュール調整の依頼メールが来た際に、メール画面とスケジュール画面を行き来することで、無駄な時間がかかってしまうことも少なくありません。
この問題は、メール画面に自分の予定表、タスクを表示することで軽減できます。これにより、画面を切り替える必要がなくなり、集中力を維持しながら スケジュールを確認することが可能です。
図1-1：予定表、タスクを固定したあと
≪予定表、タスクをメール画面に表示する設定手順≫
①タブの［表示］をクリック
②［ToDoバー］をクリック
③［予定表］にチェックを入れる
同様の手順で［タスク］にもチェックを入れましょう。
図1-2：予定表、タスクを固定する(設定方法)
メールの閲覧ウィンドウは使わない
◇閲覧ウィンドウではメール全体をみれない
Outlookのメール画面は、初期設定では画面の半分が閲覧ウィンドウとなっています。この閲覧ウィンドウを使用することで、メールを選択するだけで本文を表示できるというメリットがあります。
しかし、メールを読む際にどうしても“スクロール”する手間が発生したり、メール全体が見えないため趣旨がつかみにくいというデメリットもあります。
そこで、思い切って閲覧ウィンドウを非表示にすることを提案します。これにより、メール全体を一度に確認できるため、内容を把握しやすくなります。
「それではメールを読むときに余計な手間が増えるのでは？」と思われるかもしれませんが、次に紹介する2つのキー操作を覚えるだけで、簡単に解決できます。
図2-1：メール閲覧ウィンドウを消したあと
≪メールの閲覧ウィンドウを消す設定手順≫
①タブの［表示］をクリック
②［閲覧ウィンドウ］をクリック
③［オフ］を選択
図2-2： メール閲覧ウィンドウを消す(設定方法)
◇メール内容の表示は大きくして把握しやすくする
図2-1に示す画面で、読みたいメールをキーボードの矢印キーで選択し、[Enter]キーを押すと、メールが大きく表示されます。読み終わったら、[Esc]キーを押すだけで簡単にメール画面を閉じることができます。
この操作を覚えるだけで、メールの処理速度が格段に向上します。
≪メール内容の表示、閉じるためのキー操作≫
メールを選択して［Enter］☞メール内容の表示
［Esc］☞メールを閉じる
メッセージ表示の間隔を詰める
◇スクロールせずにより多くのメールを確認
次に、2と同様にメール一覧をより多く表示するための設定をご紹介します。
表示間隔を詰めて設定することで、一覧でより多くのメールの送信者やタイトルを表示でき、スクロールの手間を減らすことが可能です。
図3-1： メッセージの表示間隔を詰めたあと
≪メッセージの表示間隔を詰める方法≫
①タブの［表示］をクリック
②［間隔を詰める］をクリック
③［メッセージのプレビュー］をクリック
④［無効にする］をクリック
⑤［すべてのメールボックス］をクリック
図3-2： メッセージの表示間隔を詰める(設定方法)
リボンを非表示にする
◇メールをより多く表示するための設定方法
受信トレイでより多くのメールを見るための設定をご紹介します。
リボン部分を簡単に表示/非表示に切り替えるショートカットキーの活用です。この機能を使えば、メール一覧をより多く表示することが可能になります。
ショートカットキー：［Ctrl］＋F1
このショートカットキーは、Outlookだけでなく、他のOffice製品でも共通して使用できます。
リボンの表示を非表示にすることで、メール管理がより効率的になります。リボンの基本操作をショートカットキーで使えるようになると、リボンの表示はほとんど必要なくなります。ぜひ、この設定を試してみて、より多くのメールを快適に閲覧してください。
図4-1： リボンを非表示に変更したあと
関連するメッセージをまとめて表示する
◇返信などの関係するメッセージは続けて読む
送信したメールに対して返信が遅れてきた場合、以前送ったメールを探すのに苦労することはありませんか？Outlookには「スレッド表示」という便利な機能があります。
この設定を適用すると、同じメールの返信や転送など関連するメッセージをまとめて表示してくれます。これにより、面倒な検索操作を行わずに、関連するメッセージを続けて読むことができます。
図5-1：スレッド表示設定後
≪スレッド表示の設定手順≫
①タブの［表示］をクリック
②［スレッドとして表示］をクリック
③［すべてのメールボックス］をクリック
図5-2：スレッド表示にする(設定方法①)
受信メールを確認しながら返信を書く
◇効率的なメール返信方法のご紹介
メールを返信する際に、引用部分を見ながら返信文を作成するのは、無駄なスクロールが多く発生しがちです。これを避けるために、Outlookの初期設定を変更することで、効率を大幅に向上させることができます。
設定は簡単で、チェックを一つ入れるだけで返信や転送メールを別ウィンドウで開くことが可能になります。これにより、無駄なスクロール作業を省き、よりスムーズなメール返信を実現しましょう。
図6-1：返信/転送を別ウィンドウで開く設定後
≪返信メールを新しい別ウィンドウで開く設定の変更手順≫
①右上の［ファイル］をクリック
②［オプション］をクリック
③［メール］をクリック
④『返信と転送を新しいウィンドウで開く』にチェック
⑤［OK］を選択
図6-2：返信/転送を別ウィンドウで開く設定方法(①、②)
図6-3：返信/転送を別ウィンドウで開く設定方法(③～⑤)
返信時に元メールを引用として残す
◇メール返信時に引用部分をわかりやすくする方法
メールの返信時に、引用部分がわかりにくくて困ったことはありませんか？そんな時に役立つのが、引用部分に「>」を入れて残す設定です。
この簡単な設定を行うことで、返信メールの中で引用部分が一目でわかるようになり、コミュニケーションがスムーズになります。特にビジネスメールでは、引用部分が明確であることが重要です。
ここでは、Outlookの設定を変更して、メールの引用部分をわかりやすく表示する方法をご紹介します。
図6-1：返信文に「＞」を入れる設定後
≪引用部分に「>」を入れて残す設定変更手順≫
①右上の［ファイル］をクリック
②［オプション］をクリック
③［メール］をクリック
④返信/転送内の設定を『元のメッセージの行頭にインデント記号を挿入する』に変更
⑤［OK］を選択
図6-2：返信文に「＞」を入れる設定方法(①、②)
図6-3：返信文に「＞」を入れる設定方法(③～⑤)
画面をダークモードにする
◇デザインをダークモードにして目の疲れを軽減
アプリのデザイン色を“おしゃれだから”と変更できると思っていませんか？実は、デザインを「ダーク」に設定することで、不要な部分の明度を下げることができ、初期設定の「ライト」モードよりもブルーライトを低減できます。
これにより、目の疲れを抑える効果があります。目の健康のためにも、ぜひダークモードを活用しましょう。
図8-1：ダークモードに設定したあと
≪デザインの変更手順≫
①右上の［ファイル］をクリック
②［オプション］をクリック
③［全般］をクリック
④officeテーマの『濃い灰色』に変更
⑤［OK］を選択
図8-2：ダークモードの設定方法(①)
図8-3：ダークモードの設定方法(②)
図8-3：ダークモードの設定方法(③～⑤)
送信メールをテキスト形式にする
◇設定によって送信されるメールの中身が一部変わる
Outlookでは、メールの送信形式として「HTML形式」と「プレーンテキスト形式」の2つを選択できます。しかし、受信者の設定によっては、メールの内容が一部異なって表示され、迷惑をかけてしまうことがあります。
メールの送信形式を「プレーンテキスト形式」に変更することで、文字の大きさを変更したり、色を付けたり、文章の途中に画像を挿入することはできなくなりますが、受信者の設定に関係なく情報を確実に伝えることができます。
≪送信メール形式の設定手順≫
①右上の［ファイル］をクリック
②［オプション］をクリック
③［メール］をクリック
④メッセージ形式を『テキスト形式』に変更
⑤［OK］を選択
図9‐1：送信メールをテキスト形式にする(設定方法①、②)
図9-2：送信メールをテキスト形式にする(設定方法③～⑤)
まとめ
◇初期設定の変更だけで利便性が大きく向上
どの職種でも頻繁に使用するOutlookの機能の初期設定についてまとめましたが、いかがだったでしょうか？簡単にできる設定ばかりですので、ぜひ実践してみてください。
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