フォルダ迷子からの脱却！Outlookのメール整理～検索術
大量のメールを受け取るたびに、多くのフォルダに仕分けして探すのが大変だった経験はありませんか？メールを探すたびに時間がかかり、ストレスが溜まることも多いですよね。
しかし、Outlookのメールの整理方法、検索方法でこの悩みから解放されることができます。今回は、メールを効率よく管理し、必要な情報を瞬時に見つけ出すための整理～検索術を紹介します。
これらのテクニックを取り入れて、あなたのメール管理をさらにスマートにしていきましょう！
※画像はOutlookの2021ですが、2019も同様の操作が可能です。
本記事を読んで得られること
・Outlookでメールのフォルダ分けをせずに最適な整理方法がわかる
・整理方法を実践することで、検索方法についても最適な方法を実現できる
この記事を書いた人
サラリーマン投資家
15年以上の回路設計経験あり
うつ病から再起のため、仕事術と投資術で資産形成を目指します🔥
仕事術は、microsoftOfficeの使いこなしやセルフコントロール方法などを勉強中★投資術は基本のNISAから仮想通貨まで様々な経験、実績をこちらも勉強しながら公開します‼️
その他、有益な情報を発信できればと思ってます💪
メール整理～検索術の全貌
◇メール整理の目的は検索性向上。目的に合った整理を。
日々の業務でメールの整理に悩んでいませんか？膨大な量のメールに圧倒され、重要な情報を見逃してしまうこともしばしば。そんなあなたに朗報です！
メールの整理方法を少し工夫するだけで、整理の時間を大幅に短縮できるだけでなく、必要な情報を瞬時に検索できるようになります。効率的なメール管理術を導入することで、時間の節約と生産性の向上を同時に実現しましょう。
今回のブログでは、その具体的な方法とメリットについて詳しく解説していきます。
メール整理術
◇受信トレイをすっきり！整理にかかる時間も短縮して業務効率化
日々の業務に追われる中で、メールの整理に苦労していませんか？受信トレイに次々と届くメールに圧倒され、重要な情報を見逃してしまうことも少なくありません。
しかし、メールの整理方法を見直すことで、これらの問題を解決できるかもしれません。まずは、効果的なメール整理術について具体的に解説します。簡単な工夫を取り入れるだけで、整理にかかる時間を大幅に短縮し、メール管理がぐっと楽になるでしょう。
受信トレイは基本空に！未処理メールをToDoリストとして活用する
◇受信トレイは郵便受けと同じ！基本は空にしよう
受信トレイは日常生活で言えば「郵便受け」と同じ役割を果たします。受信トレイにメールが溜まっている状態は、まるで郵便受けが常に一杯になっているようなもの。普通、そんなことは避けたいですよね。受信トレイには新着メールと未処理メールだけを残すようにしましょう。
◇受信トレイをToDoリストとして活用しよう
上記の整理ができると、受信トレイが自然と“ToDoリスト”の役割も兼ねることができるようになります。さらに、ToDoリストとして活用するために、自分で自分宛にメールを送ることで、自発的なタスクも受信トレイで管理することが可能です。使い勝手が良いと感じたら、この方法をどんどん活用してみてくださいね。
処理が終わったメールは全てアーカイブへ
◇フォルダ分け不要！迷わずショートカットでメール整理
2‐1で「受信トレイは未処理メールだけにしましょう」とお伝えしましたが、では処理が終わったメールはどうするのでしょうか？結局、フォルダ分けするのかと疑問に思うかもしれませんが、違います。
処理が終わったメールはすべて「アーカイブフォルダ」へ移動しましょう。アーカイブフォルダは初期設定で既に用意されていることが多く、キー操作一つで簡単に移動できます。（会社によっては一括で無効になっていることもあります）どのフォルダに分類するか、もう悩む必要はありません。
◇「アーカイブ」とは
アーカイブとは、情報やデータを整理して保存するための場所や方法のことです。具体的には、以下のような意味を持ちます：
データ管理におけるアーカイブ
•保存場所
処理が終わったメールやドキュメントなどを保存するフォルダや領域のことを指します。
•長期保存
将来必要になるかもしれない情報を安全に保存するための方法。例えば、法律上の理由で一定期間保管しなければならないデータなど。
•検索性向上
アーカイブに移動することで、メインの作業領域（例えば受信トレイなど）が整理され、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
未処理メールをタグ付けで分類
◇「受信トレイ」の中を整理してToDoリストに変身させる方法
処理済みのメールをアーカイブに移動した後、残った未処理メールをどう整理するかが重要です。未処理メールをタグ付けで効率的に整理し、まるで魔法のように受信トレイをToDoリストに変身させる方法をご紹介します。
タグ付けを活用することで、優先順位を視覚的に管理し、どんなに多忙でも重要なタスクを見逃すことなく処理できます。さあ、整理整頓の仕上げをしていきましょう。
メール検索術
◇ Outlookのメール検索術をマスターしよう
受信トレイに埋もれてしまった重要なメールを探し出すのは、時に難しい作業です。しかし、Outlookには強力な検索機能が備わっており、これを上手く活用すれば、必要なメールを素早く見つけ出すことができます。
メール整理術と合わせて、検索機能をフル活用するためのテクニックを詳しくご紹介します。検索の詳細条件入力から、検索フォルダの設定まで、効率的にメールを管理するためのヒントが満載です。
Outlookのメール検索術をマスターして、忙しい日々の業務をもっとスムーズに進めましょう。
検索場所はアーカイブフォルダのみ
◇検索場所を一か所に集約！メール整理術で効率的にメール検索
第2章でお伝えしたメール整理術では、処理済みのメールを「アーカイブ」に移動することを推奨しました。この方法は、メール検索術の要となります。検索場所を一か所に集約することで、効率的にメールを見つけることができるのです。アーカイブフォルダを検索する方法を紹介します。
その前に・・・
◇メールのありかをお気に入りに追加して効率化しよう
受信トレイが新規及び未処理のメール、処理済のメールはアーカイブに、送信メールは送信トレイにと、メールの所在を3か所にまとめることができていると思います。フォルダ選択の際の手間を減らすために、この3か所を“お気に入り”に追加することをお勧めします。
お気に入りに追加することで、各フォルダへのアクセスが簡単になり、メール管理が一層効率的になります。この機会にぜひ設定してみてください。
≪検索対象をアーカイブフォルダにする手順≫
①［アーカイブフォルダ］を開く
②ショートカット［Ctrl］＋E
③「現在のフォルダ」を対象に検索画面が立ち上がる
検索の詳細条件を入れて一発検索
◇検索時に細かい条件を入力するための設定をご紹介
メール検索が思ったように機能しないと感じたことはありませんか？そんなときに役立つのが、詳細な検索条件の設定です。Outlookを使って検索時に細かい条件を入力するための設定方法をご紹介します。
特定の期間や送信者、キーワードなどを絞り込むことで、必要なメールを素早く見つけ出すことができます。これにより、毎日の業務がさらにスムーズに進むこと間違いなしです。
今すぐ設定を変更して、効率的なメール検索を実現しましょう。
≪検索の詳細条件を手順≫
①ショートカット［Ctrl］＋E
②検索タブ右の「 」をクリック
③「+その他のオプションの追加」をクリック
④「高度な検索オプション」から検索したい項目を選択(★はおススメ！) ⑤「適用」をクリック
「検索フォルダ」でフォルダ分け卒業
◇メール検索術の仕上げ！「検索フォルダ」の機能でフォルダ分けを卒業しよう
Outlookの『検索フォルダ』機能を活用すれば、効率的にメールを管理でき、煩わしいフォルダ分けから卒業することができます。
実はその準備は既に、これまでの整理、検索術の設定で済んでいます。Outlookの検索フォルダ機能は、特定の条件に合致するメールを自動的に集めて表示する仮想フォルダです。これにより、フォルダ分けを行わずに、重要なメールを素早く見つけることができます。
《検索フォルダの特徴》
1.動的な表示
検索フォルダは条件に基づいてリアルタイムで更新されます。新しいメールが条件に合致すると、自動的に検索フォルダに表示されます。
2.複数条件の設定
送信者、件名、受信日時、メール本文の内容など、さまざまな条件を組み合わせて検索フォルダを設定できます。
3.一元管理
異なるフォルダに分散しているメールをまとめて表示できるため、送受信トレイを問わずに検索することが可能です。
これにより、メールの管理が劇的に効率化され、必要な情報を素早く見つけることができます。まるで自分専用のメールレーダーのようですね。実際に試してみましょう！
≪検索フォルダの作成手順≫
①「検索フォルダ」を右クリック
②「新しい検索フォルダ」をクリック
③新しい検索フォルダの条件を設定する
④「OK」をクリック
フォルダ分けの代わりに検索フォルダを作ることで、検索条件に合わせて勝手にメールが追加される。また、検索フォルダを削除しても、アーカイブにあるメールは消えない。
まとめ
◇本整理術、検索術で整理時間/検索時間を大きく削減
第3弾として整理術、検索術をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。初期設定の変更、ショートカットキーの活用と並んで、この検索フォルダ機能を使いこなすことで、あなたのメール処理にかかる業務時間を大きく削減してくれるでしょう。
実際に試してみて、その効果を実感してください！
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